どうもタケルです。
今回は仕事の進め方で大事なコツを。
計画書を上手く使って仕事をスムーズに進めるコツについて書きます！
特に自分だけで進める場合ではなく、チームでプロジェクトを進める場合には計画書が威力を発揮します。
計画書の作成って楽しくないですか？
私は計画書を作るのが楽しいと感じる事が多いです。
目的や目標がある程度ハッキリしている場合は特にそう。
最終目的地に向かってどんなルート(目標)を通って行くか。
この仕事は誰に頼んでどうやって進めようか。
それぞれ上手くいったイメージを持って楽しい気持ちで計画書を作ってる時が結構あります。
自分たちの実行計画を作ろう
「計画書」に対してどんなイメージを持ってますか？
ここでは「とにかく仕事をスムーズに実行するための計画書」というイメージを持ってください。
人に見せたり説明したりする計画書ではありません。
なので見栄えよりも仕事そのものが細かいステップで表されていることが大切になります。
会社の経営層とかに大まかな項目のみを説明するための計画書も必要になる場合はあります。
それよりもここでは「自分たちがどうやってこの仕事を実行するのか」を表したいので、裏方や細かいステップも盛り込んで計画書にしていきます。
エクセルなどの表計算ソフトを使えば、新たなステップに気づくたびに項目を追加すればいくらでも細かく出来てしまいます。
そうすることで、大まかな計画書では表せないような細かいステップの計画書になります。
そしてこのプロジェクトが今、どこまで進んでいるのかわかります。
これが「見せるため」ではなく「自分たちの実行計画書」であり、仕事を主体的に進めるためのものになります。
どうです？こんな感じで計画書を作ったら楽しくないですか？
計画書をメンテナンスしながらスムーズに仕事を進める
自分たちの実行計画書を作ったらそれぞれやることを進めていきますよね。
そしたらその細かい進捗度合いを計画書に表していきます。
いわゆる進捗度の「見える化」ですね。
計画のに対して実際の進捗がどうなのかを毎日表すといいでしょう。
実際はそれぞれ細かいステップごとに遅れや進みが出てきます。
- この項目の遅れはプロジェクト全体に影響してしまう
- この項目は多少遅れてもプロジェクト全体には影響しない
こういったことが計画書で進捗確認するとすぐにわかります。
これってすごくスムーズだと思いませんか？
一方、もし上司の頭の中にだけ何となく仕事の進め方があって
指示されたらすぐにやらないとダメみたいな状況ってイヤですよね。
急に言われた方を優先して自分の仕事は後回しみたいな。
でもこれって結構ありがち。
それより始めからプロジェクトの全体がわかってて、いつ頃対応すればいいのかリアルタイムに近い形でわかった方がよっぽどいいですよね。
それぞれの仕事も進めやすいし。
このプロジェクトに対して「私は何をいつまでにどのようにするか」がはっきりしますよね。
逆にそれがはっきりしないままだと仕事を与えられる方は不安なんですよね～。
「この仕事どこまでが区切りなんだろ？」みたいに思ったことありませんか？
それを計画書で明確に表された状態で依頼すると、みんな気持ちよく協力してくれます。
そしてその協力してくれたことをまた計画書で表す。
さらにそれをまた関係者へ認知させる。
そうなるとこのプロジェクトに関わっていることを「嬉しい」と感じてもらえるようになってきます。
そうなれば計画書を作ってみんなの成果を表し続けたあなたの勝ち！
ちょっと細かくて面倒くさいけど、それ以上にスムーズでメリットが大きい。
そして楽しくないですか？
まとめ
今回計画書を上手く使って仕事をスムーズに進めるコツを書きました。
まとめると
- 「見せるため」計画も必要だが、「実行計画」も必要
- 実行計画は細かいステップで作成
- 進捗度合いも細かくわかるように
- 人に仕事を頼むときも使える
- 面倒くさくても細かいステップで進捗管理すればメリットが大きい
こんな感じです。
ぜひ何かのプロジェクトをメインで進めることになったら試してみて下さい。
必ずがスムーズに進みます。
たとえ結果が上手くいかなかったとしてもみんなの納得を導き出せますよ。
