会議の司会をしたとき、時間をコントロール出来ずに長引いてしまったことはありませんか？
もしそうであれば、ある意味事前の準備不足と言えるでしょう。
事前準備のポイントを押さえれば時間通りに終わることが出来ます。
コントロールされたテンポある会議の開催を実践しましょう！
長引びいた会議は生産性を奪う
だらだらと長い会議は参加者の時間と決断力を奪い、その会議以降の労働生産性も著しく低下させます。
その会議の司会があなただったらいい気持ちはしませんよね。
そんなことにならないために事前の準備をしっかりやっておきましょう。
なぜ会議が長びいてしまうのか
会議が長びく理由は議論してどうなりたいのか目的がはっきりしないからです。
ある議題の目的がはっきりしていないから『こうなったらこう』『ああなったらこう』…
などど議論がいろんな方向に行ってしまっている状態です。
議論がどの方向に向かえばいいのかコントロールを失っている状態と言えるでしょう。
こうならないためにぱっと読んだだけで目的がイメージ出来るアジェンダが必要になります。
アジェンダの作成で大切なこと
議題に取り上げるかどうかを考える
あれもこれも決めたい、連絡しておきたいなどと考えてしまうのはいけません。
この会議でどうしても話さなければならない内容なのかを考えてください。
そうでないのなら優先順位を下げて別の時間やメール等で済ませることを考えましょう。
時間の見積もりをする
それぞれの議題ごとにかかる時間をイメージして見積もりましょう。
見積もりの合計時間が会議時間をオーバーしないようにしてください。
それを関係者へも連絡しておくことで連絡や報告をする人が事前準備をしっかりとしてくれるようになります。
それ以外で準備しておくこと
報告や連絡など、話してもらう人には事前にお願いしておく
特にゲストや他部署の人に話してもらう場合は必ず事前にお願いしておきましょう。
会議中にいきなり話題を振ることがないように。相手にも準備があるので…
また、どんな内容をどのくらいの時間で話してもらうのかを事前に確認しましょう。
そうすることで相手も要点を押さえたいい話をしてくれる可能性が高くなります。
少なくてもダラダラと長話をすることはなくなります。
疑問点の答えも確認しておく
議題によっては議論が難航したり場合によっては紛糾することが予想される議題も出てくる場合があります。
報告や連絡に対して質問が出ることが予想される場合、その答えも用意しておくといいでしょう。
議論の周辺の話題まで準備しておくことで会議本来の議論から脱線してもすぐに元に戻すことが可能になります。
『しょーもない質問をするのは失礼』という格調高い雰囲気を作ってしまえばコントロールを失うことはなくなります。
着地点が見いだせないとき
どうしても着地点が見いだせないときも慌てる必要はありません。
別にあなたのせいではないので。
そこにいる全員が納得できる答えを見いだせなかっただけです。
その場合、次回の課題にすればいいのです。
無理やり決定してしまってもいいことはないでしょう。
全員が納得したことだけやっていけばプラスにしかなりませんよね！
会議時間を長びかせないようにすることについて書きました。
考え方の基本は出来るだけ準備をすることです。
相手の時間と決断力を奪わないサービス精神が大事ではないでしょうか？
究極の考え方は会議をしなくてよくなること。
皆さんも会議の生産性を上げるために工夫してくださいね。
