どうもタケルです(^^)
あなたは「要因解析」ってやったことありますか？
そうそう。
仕事で何か問題が発生するとやらされるあれです。
何人かで集まってやるのが一般的だけど、すぐに行き詰まって進まない。
やったはいいけど、出来た要因解析を見ると上っ面だけ！
これで問題の再発防止になるのって感じ。
要因解析には一定の難しさがあります。
そこで今回は、要因解析を上手く進めるコツをお伝えします。
これを覚えれば、要因解析もそんなに嫌ではなくなります。
むしろ楽しいって思うようになると思います。
わたくしタケルは仕事上、他の部署の要因解析に参加することがあります。
そこでも要因解析のコツを上手く使って、有意義な要因解析が出来ています。
覚えれば出来るので皆さんも是非取り入れてくださいね。
要因解析を楽しく進めよう
いくつかあるのでそれぞれが見ていきましょう。
問題を解決する意欲の確認
「楽しく」と言っても先ずはこれが大事！
問題が起こって要因解析しても、本音が言える雰囲気になってなければ大切な要因＝主要因が出てきません。
要因解析をするメンバー間で利害関係があって遠慮してしまう場合もあるでしょう。
そこには必要なのは、この問題を必ず解決したいとか、2度と同じ問題を発生させないという熱意です。
先ずはこの雰囲気が出来ている事が大事です。
自由に意見を述べる雰囲気づくり
これもメチャクチャ大事です。
とくにリーダーが話し合いの初めに意見を言いすぎるとメンバーから自由な意見は出てきません。
リーダーがや責任者が言及しないようなことまで意見する人は少ないでしょう。
的外れなことは言いたくないって思ってしまう事が普通です。
そうなると大切な要因が抜け落ちてしまって、どこか上っ面な解析になってしまいます。
話し合いを活性化させるための方法はこちらの記事を参考にしてください。
バラバラな意見を拾って整理する
自由に意見を言えるようになると多岐にわたるで意見も出てきます。
そうなると今度はそれを上手く整理するスキルが必要になります。
逆にこれが出来ないから要因を決めつけるしかなくなるんですよね😄💦
- 出てきた要因は系統ごとに整理する。
- どの系統にも入らない突拍子もない要因は一旦系統の外に置いておく。
- その突拍子もない要因の前後の要因も拾い出して系統にしていく。
こうやって整理していきましょう。
要因を系統で整理するときは順序が変わったり、要因どうしの間に新たな要因を入れ込んだりします。
とにかく頻繁な変更に対応できるようにしなければなりません。
いちいちホワイトボードとかで書き直していては面倒くさいので、付箋をつかうのが便利でしょう。
少し大きめの付箋に自由に意見を書いて何回でも張り替えながら仕上げていってください。
さいごに
本音を自由に言える雰囲気づくりと出てきた意見を上手く拾ってまとめるスキル。
これがあれば要因解析を有意義なものにすることが出来るでしょう。
これからは要因解析のちょっと重苦しい雰囲気を楽しいものに変えて下さい。
そして二度と同じ問題が起きない有効な対策に繋げていってください。
